賃貸契約を締結する際には、さまざまな書類が必要になります。
自身の本人確認書類から支払い能力があるかどうかの確認の書類など、一つひとつにしっかりと役割があるのです。
今回は賃貸契約に必要な書類として、住民票、収入証明書、印鑑証明についてご紹介していきます。
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住民票は、多くの契約で本人確認書類として有効な書類です。
本人確認書類であれば運転免許証や健康保険証でも良いような気がしますが、なぜ賃貸契約では住民票の提出が必要なのでしょうか？
賃貸契約の際に住民票の提出を求められる理由や書類の入手方法についてご説明します。
住民票は本人確認書類
大家さんや不動産会社は、賃貸契約を結ぶ相手がどこの誰なのか正確に身元を確認する必要があります。
住民票で前住所や世帯主といったほかの書類にない情報を見るという目的もありますが、運転免許証や健康保険証など他の本人確認書類と照らし合わせてなりすましを防ぐ目的もあります。
賃貸契約する人間が、確実に本人であることを証明をするために必要な書類なのです。
住民票の発行手順
住民票は自分が住んでいる地域の役所で発行できます。
役所の窓口で必要書類を記入し、持参した本人確認書類とともに提出すれば当日中に受け取ることが可能です。
申請すれば当日中に発行が可能な住民票ですが、なかなか役所に行けずにいるうちに書類提出の期限を過ぎてしまった、なんてことにならないよう必要とわかった時点で早めに準備をしておきましょう。
なお、発行時には抄本と謄本どちらを発行するのか選択しますが、本人のみの情報で良ければ抄本、家族全員分が必要なら謄本を発行してもらいます。
どちらの書類が必要なのかは事前によく確認しておきましょう。
マイナンバーは記載しない！3ヶ月以内に発行されたもの！
さらにここで注意しておきたいのがマイナンバーの記載です。
近年は住民票にマイナンバーの記載も可能ですが、マイナンバーは法令で定められた目的以外での収集・保管が禁止されているため、記載されていると本人確認書類としての受け取りを拒否されてしまうことがあります。
発行の時点で記載の有無を聞かれたら、不要であると役所の方に伝えるようにしましょう。
また、こうした書類を使いまわそうと思ってとっておいても、基本的に使用できる期間は発行から3ヶ月以内です。
早めの準備は必要ですが、有効期限切れにも注意しましょう。
賃貸契約で収入証明が必要な理由、書類の発行手順について
続いての収入証明については、契約者の支払い能力があるかどうかを確認するために必要になってきます。
就業形態によって発行方法も異なり、自営業などの場合は確定申告の書類が必要です。
それぞれ用意するのに日数が必要になる場合がありますので、余裕をもって準備しておきましょう。
収入証明は入居審査で必要
契約する当人に家賃の支払い能力があるのかを確認するために必要なのがこの収入証明です。
単純に支払い能力があるかどうか以外にも、トラブルを起こすような人ではないかといった部分も確認しています。
審査基準はさまざまですが、月収に対して契約する部屋の家賃が3分の1以内、安定した収入かどうか、信頼できる職業か、といった部分も判断基準となります。
短期で転職が多い、収入落差が激しいといった大家さんにとって不安要素がある場合には、審査を通過しにくい場合もあります。
収入証明書類の発行方法
収入を証明するための書類はいくつか存在し、市区町村で発行できるもの、会社が発行するもの、自分で用意するものと分かれます。
所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書といったものは役所で発行が可能です。
しかしこれらの収入の証明書類は毎年6月中旬以降でないと前年度分が受け取れませんので、6月よりも前に前年度の収入証明書類が必要な場合はこの方法は取れません。
会社員なら源泉徴収票や給与支払明細書といったものを会社に依頼して発行してもらいます。
どの部署に依頼して何日程度かかるかは会社によって異なりますので、自分の会社はどうなのかしっかりと把握しておきましょう。
自営業の場合は確定申告に使用する申告書をコピーし、提出します。
用意するのに時間がかかることを忘れない！
6月中旬以降であれば市役所で発行することが可能ですが、そうでなければ会社に依頼したり、自身が使用した書類を確認したりといった準備が必要です。
確定申告書であれば使用したものを出すだけでいいですが、会社員や公務員の場合は担当部署に発行を依頼する必要があります。
どうしても発行に数日程度の時間がかかりますので、必要と分かった時点で早めに依頼しておきましょう。
準備できるものをしっかり早めに準備して、審査や手続きをスムーズにすすめられるようにしておきましょう。
賃貸契約で印鑑証明が必要な理由、書類の発行手順について
契約者本人については、実印があれば必要ない場合もありますが、連帯保証人は必須となります。
万が一契約者が家賃を支払えなくなってしまっても、確実に家賃を回収するために提出を求められます。
印鑑証明は役所や証明サービスコーナーといった窓口や、近年では一部のコンビニでも発行が可能です。
契約者本人は必ず必要とは限らない印鑑証明
契約者本人に関しては印鑑証明書が必須になるとは限りません。
大家さんや不動産会社がリスク回避のために提出を依頼してくることが多いです。
確かに法律上は印鑑のみで問題ありませんが、大家さんや不動産会社は契約に使われた印鑑が、確実に契約者本人のものであると確認する必要があります。
本人確認書類同様、なりすまし防止もかねて本人の印鑑証明書の提出を求められる可能性もあることを認識しておきましょう。
発行方法について
印鑑証明は、役所や証明サービスコーナーで発行できます。
印鑑登録証、もしくはマイナンバーカードと本人確認書類を持参し、備え付けの必要書類に記入漏れがないよう、必要事項を埋めてから提出します。
コンビニ交付は市区町村が対応しているのであれば発行可能です。
これはコンビニのマルチコピー機を使用した発行方法で、発行にはマイナンバーカードが必須となります。
基本的に画面案内に従って手続きをすすめるので、操作に迷うことは少ないでしょう。
市区町村であれば代理人が発行することも可能ですが、マイナンバーカードを使用したコンビニ交付は原則本人しか発行できません。
また、住民票などとは違って、印鑑証明書に使用期限はありませんので、以前に取得したものがあるのでしたらそのまま使用できます。
連帯保証人は必須となる印鑑証明と実印
契約者本人は不要になることも多いですが、連帯保証人を必要とする賃貸の場合、連帯保証人の印鑑証明と実印は必須となります。
家賃滞納といったトラブルに発展した際、家賃回収のために連絡を取れるようにしておく必要があります。
万が一のことがあった場合に連帯保証人に対応してもらうためにこのような措置が取られています。
まとめ
賃貸契約に必要な書類は多く、何かと手間もかかります。
慣れない手続きは面倒に感じるものではありますが、管理会社や大家さんが提出を求める各種書類すべてに提出が必要な理由があるのです。
各書類それぞれに発行方法がありますので、必要書類とその手続き方法については早い段階で確認しておきましょう。
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